Die Zeit der pauschalen Anerkennung bei österreichischen Forschungsprämien-Anträgen geht zu Ende. Die Prämie von 14 %, die über das Abgabenkonto ausbezahlt wird, bleibt eines der stärksten steuerlichen Instrumente Europas — doch der Nachweis des Anspruchs wird deutlich anspruchsvoller. Richtschnur ist weiterhin § 108c Einkommensteuergesetz (EStG) in Verbindung mit der Forschungsprämienverordnung (FoPV) und den Einkommensteuerrichtlinien (EStR 2000); der Begutachtungsentwurf einer neuen Forschungsprämien-Richtlinie (FoPR) bündelt die Prüfungspraxis, ist aber noch nicht in Kraft.
Über die großen Prüfungs- und Beratungsgesellschaften hinweg ist der Befund derselbe: Eine erst nachträglich erstellte Dokumentation (Rückdokumentation zum Jahresende) trägt nicht mehr. Wer sich bei der Geltendmachung auf eine unzureichende Dokumentation verlässt, riskiert die Anerkennung. Die Konsequenz ist klar: von der Ergebnis- auf die Prozessdokumentation umstellen — und zwar während der Arbeit, nicht danach.
Der Kern: die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen
Die entscheidende Verschiebung ist nicht finanzieller, sondern beweisrechtlicher Natur. Finanzamt und Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) erwarten, dass sich der F&E-Prozess während seiner Durchführung belegen lässt. Fehlt dieser laufende Nachweis, werden die Aufwendungen nicht anerkannt.
Vier Bereiche, in denen genauer geprüft wird
1. Personaleinsatz: das Ende der reinen Stundenpauschale
Ganze Stundenblöcke pauschal auf "Projekt X" zu buchen, ist nicht mehr ausreichend.
- Anforderung: granulare, zeitnah erfasste und aussagekräftige Tätigkeitsbeschreibungen.
- Wirkung: Die Stundenaufzeichnung muss belegen, was geleistet wurde (z. B. "Iterative Tests an Prototyp B-4 zur Behebung eines thermischen Ausfalls") — nicht bloß "F&E".
2. Technische Beurteilung: die fünf Frascati-Kriterien
Jeder Antrag ist systematisch an den Kriterien des Frascati-Handbuchs der OECD auszurichten:
- Neuartig: vom Routinebetrieb unterscheidbar (subjektive und objektive Neuheit).
- Schöpferisch: eigenständige Konzeption, nicht bloße Anwendung.
- Ungewiss: Das technische Risiko des Scheiterns muss vor Beginn erkennbar und dokumentiert sein.
- Systematisch: Projektpläne, Meilensteine und Ressourcenplanung.
- Übertragbar: reproduzierbar; interne Dokumentation genügt.
Hinweis: Die Rekonstruktion dieser Nachweise nach Ablauf des Wirtschaftsjahres schwächt den Anspruch erheblich.
3. Gemeinkosten: keine pauschalen Zuschläge
Willkürliche Pauschalzuschläge (etwa 20 % für Strom, Miete oder Verwaltung) ohne belastbare Grundlage werden in der Prüfung gestrichen.
- Anforderung: ein nachvollziehbarer, rechnerisch belastbarer Zurechnungsschlüssel (z. B. gekoppelt an die F&E-Personalkosten oder an die genutzte Fläche).
- Risiko: Pauschalen ohne Kausalbezug — ohne ordnungsgemäßen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) — werden aberkannt.
4. Auftragsforschung: die Mitteilung ist Anspruchsvoraussetzung
Die Vergabe von F&E an Dritte ist an eine formale Voraussetzung gebunden, die eine Doppelförderung verhindern soll.
- Anforderung: § 108c EStG macht die Mitteilung zur Voraussetzung des Anspruchs. Der Auftraggeber muss dem Auftragnehmer bis zum Ablauf seines Wirtschaftsjahres nachweislich mitteilen, bis zu welchem Betrag an Aufwendungen er die Forschungsprämie für Auftragsforschung in Anspruch nimmt. "Nachweislich" heißt schriftlich und belegbar.
- Folge: Ohne diese Mitteilung ist die Prämie für die ausgelagerten Aufwendungen nicht zu gewähren. Für die mitgeteilten Beträge kann der Auftragnehmer umgekehrt keine Prämie für eigenbetriebliche Forschung geltend machen. Zu beachten: Die Auftragsforschung ist mit einer Bemessungsgrundlage von 1.000.000 Euro pro Wirtschaftsjahr gedeckelt.
- Praxis: Die Mitteilung gehört bei Vertragsabschluss in den Vertrag — und am besten vor dem Geschäftsjahresende.
Checkliste für die Geschäftsführung
Um die Prämie von 14 % verlässlich zu sichern:
- Zeiterfassung: ein Pflichtfeld "Tätigkeitsbeschreibung" in allen Entwicklungsprotokollen.
- Projektstart: das konkrete technische Risiko dokumentieren, bevor Mittel eingesetzt werden.
- Gemeinkosten: den Betriebsabrechnungsbogen (BAB) prüfen und Zuschläge auf Basis aktueller Wirtschaftsjahresdaten berechnen.
- Auftragsforschung: die Mitteilung nach § 108c EStG schriftlich und nachweislich vor dem Bilanzstichtag abgeben und die Pflicht bei Auftragserteilung in den Vertrag aufnehmen.
- Archivierung: laufend, am besten quartalsweise, Zwischenstände der F&E-Dokumentation sichern. Sachverhalte lassen sich nicht nachträglich ändern.
Die Dokumentation in die täglichen Entwicklungsabläufe zu integrieren, ist kein bloßer Verwaltungsaufwand — es ist der Mechanismus, mit dem sich die Forschungsprämie von 14 % tatsächlich realisieren lässt.